第1章　総則 (目的) 第1条　学校法人名古屋電気学園(以下｢学園｣という。)において、個人情報の保護に関する法律の定めるところにしたがい、個人情報の適正な取扱いに関し、基本方針の作成、その他の個人情報の保護に関する基本となる事項を定め、学園の責務等を明らかにするとともに、個人情報を取り扱ううえで遵守すべき義務等を定めることにより、個人情報の有用性に配慮し、個人の権利利益を保護することを目的とする。 (用語の定義) 第2条　この規程において、｢学生・生徒、教職員等｣とは、次の各号に掲げる者をいう。 (1) 本学園が設置する各学校(以下｢各設置校｣という。)に学籍又はこれに準じる資格を有している者及び過去に有していた者 (2) 各設置校に学籍又はこれに準じる資格を有している者の保証人 (3) 本学園に在職している教職員及び在職した教職員 (4) 本学園の業務に直接関わりがあり、又は関わりがあったその他の者 2：この規程において、｢個人情報｣とは、学生・生徒、教職員等について当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)のうち、法人本部又は各設置校が業務上入手又は作成した情報をいう。 (個人情報管理責任者) 第3条　個人情報管理責任者(以下｢責任者｣という。)は、法人本部又は各設置校それぞれの個人情報の取扱いに関して責任を有する者であり、法人本部においては学園事務局長が、各設置校においては学長・校長、又は学長・校長が指名したものがこれにあたる。 (個人情報管理者) 第4条　個人情報管理者(以下｢管理者｣という。)は、業務上、個人情報を収集し、保管し、又は利用に関し管理する者であり、法人本部及び各設置校の各部署の長がこれにあたる。 2：管理者は、学生・生徒、教職員等の基本的人権を尊重し、個人情報の保護を図るため必要な措置を講じなければならない。 3：管理者は、個人情報の取扱いに関し、第6条に定める委員会の助言、指導又は勧告があったときは、すみやかに是正その他必要な措置を講じなければならない。 (責務) 第5条　教職員又は教職員であった者は、業務上知り得た個人情報の内容を他人に漏らし、又は不当な目的に使用してはならない。 2：学生・生徒、教職員等は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報保護に関する学園の方針に協力しなければならない。 第2章　体制及び責任 (個人情報保護委員会の設置) 第6条　本規程の目的を達成するため、学園に学園個人情報保護委員会(以下｢学園委員会｣という。)を、法人本部と各設置校に、それぞれ個人情報保護委員会(以下｢設置校等委員会｣という。)を置く(以下、｢学園委員会｣と｢設置校等委員会｣を合わせて｢委員会｣という。)。 (委員会の役割) 第7条　学園委員会は、法人本部と各設置校の個人情報保護に関することについて統轄する。 2：設置校等委員会は、法人本部又は各設置校の個人情報保護に関する次の事項を行う。 (1) 個人情報保護に関する重要事項を審議、決定すること。 (2) 管理者に対し、審議上必要な資料の提出を求め、又は意見の聴取を行うこと。 (3) 管理者から個人情報の収集、利用、提供、開示、訂正等につき付議されたことについて審議、決定すること。 (4) 審議結果に基づき、管理者に対して、助言、指導又は勧告を行うこと。 3：委員は、委員会で知り得た個人情報の内容を他人に漏らしてはならない。委員退任後も同様と する。 (委員会の組織) 第8条　学園委員会の委員は学園運営協議会において選任する。設置校等委員会の委員は、法人本部又は各設置校が、それぞれ選任する。 2：第29条に規定する不服申立てに直接関連があると委員会が認めた委員は、当該不服申立ての審議に加わることができない。 3：設置校等委員会に個人情報保護に関する事項についての運用を検討するため、小委員会を置くことができる。 4：小委員会は、法人本部又は各設置校が、それぞれ選任する教職員若干名をもって組織する。。 (委員の任期) 第9条　委員の任期は、2年とする。ただし、再任を妨げない。 2：委員が欠けたときの後任者の任期は、前任者の残任期間とする。 (委員長及び副委員長) 第10条　委員会に、委員長及び副委員長を置く。 2：学園委員会の委員長は学園運営協議会において選任する。設置校等委員会の委員長は、法人本部又は各設置校が、それぞれ選任する。 3：委員長は、委員会を招集し、その議事を整理する。 4：副委員長は、委員長が委員のうちから指名する。 5：副委員長は、委員長を補佐し、委員長が欠けたとき又は委員長に事故あるときは、その職務を行う。 6：委員長は、必要に応じて審議結果を、学園委員会及び法人本部の委員会は理事長に、各設置校の委員会は学長又は校長に報告しなければならない。 (委員会の運営) 第11条　委員会は、委員の3分の2以上の出席がなければ開くことができない。 2：委員会の議決は、出席委員の過半数の同意をもって行う。 3：委員会は、必要があると認めるときは、委員以外の者の出席を求め、その意見を聴くことがで きる。 4：前各項に定めるほか、委員会の運営に関する事項は、その委員会においてその都度決定する。 (委員会の事務) 第12条　学園委員会及び法人本部の委員会の事務は法人本部事務局総務課、大学の委員会の事務は大学事務局総務課、高校、中学及び専門学校の委員会の事務は、それぞれその事務部が行う。 (個人情報保護方針の策定) 第13条　法人本部及び各設置校の責任者は、それぞれの部門の個人情報保護方針を文書として定めるとともに、これをその教職員等に周知し、遵守させなければならない。 (個人情報の特定) 第14条　法人本部及び各設置校の責任者は、それぞれの部門で取り扱う、すべての個人情報を特定するための手続きを定めるとともに、これを実行、維持しなければならない。 (法令の遵守) 第15条　法人本部及び各設置校の責任者は、個人情報を取り扱ううえで関係する法令、政令を明確にするとともに、これを遵守しなければならない。 (教職員等の責務) 第16条　法人本部及び各設置校において個人情報を取り扱う教職員等は、責任者及び管理者の指示に従って、適切な個人情報の取扱いに努めなければならない。 第3章　個人情報の取得 (個人情報の収集制限) 第17条　管理者は、個人情報を収集するときは、利用目的を明確にし、その目的達成に必要な最小限度の範囲で収集しなければならない。ただし、思想、信条及び宗教に関する個人情報は、いかなる理由があろうともこれを収集してはならない。 2：管理者は、個人情報を収集するときは、適正かつ公正な手段により、次の各号のいずれかに該当するときを除き、直接本人から収集しなければならない。 (1) 本人の同意があるとき。 (2) 設置校等委員会が業務遂行上、正当な理由があると認めたとき。 3：管理者は、次の各号のいずれかに該当するときは、第三者から収集することができる。 (1) 法令の規定に基づくとき。 (2) 出版、報道等により公にされているとき。 (3) 個人の生命、身体又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。 (4) その他管理者が第三者から収集することに相当の理由があると認めたとき。 (収集の届出) 第18条　業務遂行上、新たに個人情報を収集する場合、管理者は、あらかじめ次の事項を設置校等委員会に届け出て、承認を得なければならない。 (1) 個人情報の名称 (2) 個人情報の利用目的 (3) 個人情報の収集の対象者 (4) 個人情報の収集方法 (5) 個人情報の記録項目 (6) 個人情報の記録の形態 (7) その他設置校等委員会が必要と認めた事項 2：前項の規定に基づき届け出た事項を変更又は廃止するときは、管理者は、あらかじめこれを設置校等委員会に届け出て承認を得なければならない。 (個人情報の適正管理) 第19条　管理者は、個人情報の安全保護及び正確性の維持のため、次の各号に掲げる事項について、適正な措置を講じなければならない。 (1) 紛失、毀損、破壊その他の事故の防止 (2) 改ざん及び漏えいの防止 (3) 個人情報の正確性及び最新性の維持 (4) 不要となった個人情報のすみやかな廃棄又は消去 (個人情報に関する業務の第三者への委託) 第20条　個人情報に関する業務を第三者に委託するときは、管理者は、委託業者との間で個人情報の保護に関する契約を締結するための手続きをとらなければならない。 2：前項に規定する契約を締結するにあたっては、管理者は、あらかじめその契約書案の写しを設置校等委員会に届け出て、承認を得なければならない。ただし、一度同委員会で承認を得た同一内容で 契約を締結する場合は、同委員会の承認に替え、責任者の承認をもって行うことができるものとする。 第4章　個人情報の利用 (個人情報の利用制限) 第21条　管理者は、個人情報を収集された目的以外のために利用又は提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。 (1) 本人の同意があるとき。 (2) 法令の定めがあるとき。 (3) その他設置校等委員会が正当と認めたとき。 2：個人情報にかかわるコンピュータ等の機械処理は、収集目的の達成に必要な処理のみが行えるよう機能を限定しなければならない。 (目的外利用及び提供の届出) 第22条　管理者は、前条第1項ただし書の規定により、個人情報を収集された目的以外のために利用又は提供したときは、すみやかに設置校等委員会に届け出なければならない。 第5章　個人情報の提供 (第三者提供の制限) 第23条　教職員等、本学園関係者は次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供してはならない。 (1) 法令に基づくとき。 (2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難であるとき。 (3) 公衆衛生の向上のために特に必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難であるとき。 (4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力 する必要がある場合で、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。 (第三者提供の措置) 第24条　教職員等、本学園関係者は、第三者に提供される個人情報について、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人情報の第三者への提供を停止することとしている場合で、次に掲げる事項について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているときは、前条の規定にかかわらず、当該個人情報を第三者に提供することができる。 (1) 第三者への提供を利用目的とすること｡ (2) 第三者に提供される個人情報の項目 (3) 第三者への提供の手段又は方法 (4) 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人情報の第三者への提供を停止すること。 (第三者提供に該当しない場合) 第25条　次に掲げる場合において、当該個人情報の提供を受ける者は、第23条及び第24条に定める規定の適用については、第三者に該当しないものとする。 (1) 利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部又は一部を委託するとき。 (2) 合併等による業務の承継に伴って個人情報が提供されるとき。 (3) 個人情報を特定の者との間で共同で利用する場合で、その旨並びに共同して利用される個人情報の項目、供して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。 第6章　開示請求等及び苦情等への対応 (届出事項の閲覧) 第26条　学生・生徒、教職員等は、本人であることを明らかにして、第18条の規定によって承認された事項及び第22条の規定によって届け出られた事項を閲覧することができる。 (自己に関する個人情報の開示) 第27条　学生・生徒、教職員等は、自己に関する個人情報の開示を請求することができる。 2：開示の請求があったときは、管理者はこれを開示しなければならない。ただし、その個人情報が、個人の評価、判定、診療その他に関するものであって、本人に知らせないことが明らかに正当であると認められるときは、その個人情報の全部又は一部を開示しないことができる。 3：個人情報の全部又は一部を開示しないときは、その理由を文書により本人に通知しなければならない。 4：第1項に規定する請求は、管理者に対し、本人であることを明らかにして、次に掲げる事項を記載した文書を提出することにより行う。 (1) 所属及び氏名 (2) 個人情報の名称及び記録項目 (3) 請求の理由 (4) その他設置校等委員会が必要と認めた事項 (自己に関する個人情報の訂正又は削除) 第28条　学生・生徒、教職員等は、自己に関する個人情報の記録に誤りがあると認めたときは、前条第4項に定める手続に準じて、管理者に対し、その訂正又は削除を請求することができる。 2：管理者は、前項の規定による請求を受けたときは、すみやかに調査のうえ、必要な措置を講じ、結果を本人に通知しなければならない。ただし、訂正又は削除に応じないときは、その理由を文書により本人に通知しなければならない。 (不服の申立て) 第29条　自己の個人情報に関し、第27条及び第28条に規定する請求に基づいてなされた措置に不服がある者は、本人であることを明らかにして、設置校等委員会に対し、申立てを行うことができる。 2：設置校等委員会は、前項の規定による不服申立てを受けたときは、すみやかに審議、決定し、その結果を文書により本人に通知しなければならない。 3：委員会は、必要があると認めるときには、申立人又は管理者に対し意見の聴取を行うことができる。 4：不服の申立ては、次に掲げる事項を記載した文書を設置校等委員会に対し提出することにより行う。 (1) 不服の申立てを行う者の所属及び氏名 (2) 不服申立て事項 (3) 不服申立て理由 (4) その他設置校等委員会が必要と認めた事項 (苦情及び相談) 第30条　法人本部又は各設置校は、個人情報の取扱いに関して、苦情及び相談に応じる窓口を設ける。 2：前項で定めた窓口においては、個人情報に関する苦情及び相談に対して、適切かつ迅速な処理に努めなければならない。 第7章　教育等 (教育等) 第30条　法人本部及び各設置校の責任者は、教職員等に個人情報の取扱いに関する適切な教育を行わなければならない。 第8章　監査 (監査) 第32条　法人本部及び各設置校の責任者は、それぞれの部門の個人情報管理運用状況について監査を実施することを、内部監査担当者に求めなければならない。 2：監査に関する手続きは別に定める。 第9章　事故・違反の管理 (事故・違反の予防) 第33条　法人本部及び各設置校の責任者は、取り扱う個人情報に関して事故対策が必要であると判断する場合は、それらの事故対策を事故・違反管理計画書として文書化する必要がある｡ 2：管理者は責任者が必要と判断した部分のうち、自らの業務に関連する部分において事故・違反管理に関する手続きを定めなければならない。 (事故報告) 第34条　法人本部及び各設置校の責任者は、そのそれぞれの部門が取り扱う個人情報に関して事故が発生した場合には、教職員等からの報告を受け、対策を指示しなければならない。 2：管理者は、法人本部又は各設置校の責任者が必要と判断した部分のうち、自らの業務に関連する部分において事故報告に関する手続きを定めなければならない｡ 第10章　罰則 (罰則) 第35条　個人情報管理基本方針及び本規定に違反して、学園に損害を与えた教職員は、学校法人名古屋電気学園就業規則、その他に基づき処罰を受ける。 第11章　雑則 (規程の制定) 第36条　この規程の施行に必要な事項は、学園委員会の議を経て定める。 附則 1：この規程は、平成7年4月1日から施行する。 2：この規程施行の際、管理者は、現に存在する個人情報について、平成17年9月30日までに第18条に定める事項を設置校等委員会に届け出て、承認を得るものとする。 附則 この規程は、平成17年7月1日から施行する。